Rechnung prüfen und widersprechen

Wenn du eine Rechnung im Briefkasten findest, fragst du dich oft, ob alle Angaben stimmen und bis wann du zahlen musst. Du lernst hier, was eine Rechnung ausmacht, welche Pflichtangaben du prüfst und welche Fristen für Zahlung und Verzug gelten.

Was versteht das Gesetz unter einer Rechnung

Jedes Dokument gilt als Rechnung, das eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abrechnet, egal wie es im Geschäftsverkehr heißt. Für dich bedeutet das, dass auch ein Papier mit der Überschrift „Abrechnung“, „Zahlungsaufforderung“ oder „Zahlungsaufstellung“ eine Rechnung sein kann. Eine Rechnung ist eine gegliederte Aufstellung über die Forderung eines Entgeltes für eine erbrachte Leistung. Aus ihr muss konkret hervorgehen, welche Summe für welche Leistung gefordert wird, damit du die Forderung nachprüfen kannst. Auch erbrachte Teilleistungen müssen von der Spezifikation erfasst sein. Kontoauszüge, die nur den Zahlungsverkehr betreffen, und Lieferscheine, die nur den Transport begleiten, gelten nicht als Rechnung. Das Wort Rechnung kommt aus den althochdeutschen Formen rehhanunga oder réchenungo, die um das Jahr 1000 belegt sind, und ist in der heutigen Form im Jahre 1316 nachweislich belegt. In Deutschland gilt Faktura als veraltet, in Österreich und der Schweiz ist sie das übliche Synonym für Rechnung.

Welche Angaben musst du auf einer vollständigen Rechnung finden

Rechnungen müssen nach dem Umsatzsteuerrecht zehn Pflichtangaben enthalten. Wenn Mehrwertsteuerpflicht besteht, muss die Mehrwertsteuer aus der Rechnung hervorgehen, sodass du einen Nettopreis ohne Steuer und einen Bruttopreis mit Steuer siehst. Suche zuerst den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und deine eigenen Daten als Leistungsempfänger. Dann prüfe die Steuernummer des Finanzamts oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bundeszentralamts für Steuern, das Ausstellungsdatum und die eindeutige Rechnungsnummer aus einem Nummernkreis. Weiter brauchst du die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Dazu kommen das Leistungsdatum, also der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder der Vereinnahmung des Entgeltes, wenn die Leistung noch nicht ausgeführt ist, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist. Am Ende stehen das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt und jede im Voraus vereinbarte Minderung, der Steuersatz mit Steuerbetrag oder der Hinweis auf Steuerbefreiung und bei bestimmten Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht. Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, wobei Entgelt und Steuerbetrag in einem Dokument zusammengefasst und alle anderen Dokumente bezeichnet sein müssen.

Was genügt bei einem kleinen Bon bis 250 Euro

Für eine Rechnung bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer gelten die vereinfachten Regeln für Kleinbetragsrechnungen. Auch ein Fahrschein und ein Kassenbon gelten als Rechnung, und Kassenbons bis zu diesem Betrag werden bei Erfüllung der Anforderungen anerkannt. Auf so einem kleinen Beleg musst du den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Gegenstände oder den Umfang und die Art der Leistung sowie das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung finden. Der Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum entfallen gegenüber der vollständigen Rechnung. Ähnliche Erleichterungen gibt es für Fahrausweise. Diese Vereinfachung gilt nicht für den innergemeinschaftlichen Versandhandel, für innergemeinschaftliche Lieferungen und bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen aber den Grund für den fehlenden Ausweis als Pflichtangabe aufnehmen. Wenn du wissen willst, wie Wikipedia die Rechnung erklärt, findest du dort den rechtlichen Rahmen in ausführlicher Form.

Wie prüfst du deine Rechnung Schritt für Schritt

Lege dir die Rechnung und deinen Vertrag oder deine Bestellung nebeneinander. Vergleiche Namen, Anschriften, Datum, Rechnungsnummer, Menge, Bezeichnung und Zeitraum mit dem, was du bestellt oder erhalten hast. Rechne Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag nach und achte auf abgezogene Rabatte, wenn sie im Voraus vereinbart waren. Bei größeren Aufträgen fordere Abschlagsrechnungen nur für vereinbarte Teilzahlungen an, und sortiere Eingangsrechnungen nach Wareneingang und Ausgangsrechnungen nach Warenausgang getrennt, wenn du selbst Unterlagen führst. Rechnungen brauchen keine handschriftliche Unterschrift und keine Schriftform, sondern müssen in Textform erfolgen, zum Beispiel schriftlich oder per E-Mail, denn mündlich genügt nicht. Elektronische Rechnungen brauchen eine elektronische Signatur und werden auf Papier oder mit deiner Zustimmung elektronisch übermittelt. Für Geschäftsbriefe und damit auch Rechnungen eines Kaufmanns oder einer Handelsgesellschaft gehören die Firma mit Rechtsformzusatz, der Ort der Niederlassung, das Registergericht und die Nummer sowie je nach Gesellschaftsform der Geschäftsführer oder der Vorstand und der Aufsichtsratsvorsitzende oder die Gesellschafter dazu. Hinweise zu Haushalt und Verträgen im Überblick findest du auch unter Geld, Verträge und Behörden, wenn du mehrere Papiere parallel ordnest.

Was gilt, wenn etwas falsch oder unklar bleibt

Die Rechnung enthält schuldrechtlich eine Zahlungsaufforderung, während sich der Anspruch des Gläubigers in der Regel aus einem zuvor abgeschlossenen Vertrag wie dem Kaufvertrag ergibt. Eine Zahlungsaufforderung muss aber nicht notwendigerweise durch eine Rechnung erfolgen. Wenn ein Zahlungsziel in der Rechnung steht, musst du erst zum entsprechenden Termin leisten, während du ohne Zahlungsziel sofort nach Erhalt zur Zahlung verpflichtet bist, wobei der Leistungszeitpunkt auch vertraglich vereinbart sein kann, etwa beim Zielkauf. Fordere bei Unklarheit eine berichtigte Rechnung an und halte fest, welche Position du beanstandest, denn der Schuldner soll durch die Aufstellung in die Lage versetzt werden, die Forderung nachzuprüfen. Als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts hast du Anspruch auf Erteilung einer Rechnung, wenn der Leistende ebenfalls Unternehmer und zum Steuerausweis berechtigt ist, und dieser Anspruch kann vor den Zivilgerichten eingeklagt werden und unterliegt der dreijährigen Verjährung ab Schluss des Jahres der Entstehung. Besteht ein Anspruch auf Erteilung einer Rechnung, kannst du das geschuldete Entgelt grundsätzlich zurückhalten, bis die Rechnung erteilt ist. Wenn du parallel eine Abrechnung zur Wohnung prüfst, hilft dir die Anleitung zur Nebenkostenabrechnung beim Abgleich von Beträgen und Zeiträumen.

Wann gerätst du in Verzug

Die Rechnung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung, die erst mit Zugang beim Schuldner wirksam wird. Du gerätst spätestens in Schuldnerverzug, wenn du nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistest. Eine Mahnung ist dann nicht erforderlich, weil die Leistungszeit kalendermäßig bestimmt ist. Der Zugang der Rechnung ist eine von drei Voraussetzungen für diesen Verzug ohne Mahnung, dazu kommen eine Entgeltforderung und der Ablauf der 30 Tage, wobei die Frist mit dem späteren Zeitpunkt aus Fälligkeit oder Zugang beginnt, der Starttag nicht mitzählt und die Frist mit Ablauf des 30. Tages endet. Wenn unsicher ist, wann die Rechnung zuging, vermutet das Gesetz den Zugang zusammen mit der Gegenleistung. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur mit besonderem Hinweis in der Rechnung auf diese Regelung, denn ein einseitig erklärtes Zahlungsziel ohne Belehrung reicht nicht, und die Vermutung über den Zugangszeitpunkt gilt bei Verbrauchern nicht. Grundsätzlich kann auf eine gesonderte Mahnung verzichtet werden, wenn die Rechnung eine Zahlungsfrist enthält und darauf hinweist, dass bei Ablauf Verzug eintritt, doch muss der Anspruch bei Zugang schon fällig sein.

Welche Fristen gelten für Zahlungsziele in Verträgen

Für Vereinbarungen über die Leistungszeit gibt es gesetzliche Grenzen. In der Regel kann eine maximale Frist von 60 Tagen vereinbart werden. Eine zu lange Leistungszeit bleibt gültig, wenn dir nach Erhalt der Gegenleistung eine Rechnung zugeht und ab dann die 60 Tage eingehalten werden, wobei das Gesetz den Zugang zusammen mit der Gegenleistung vermutet, solange der Gläubiger keinen späteren Zugang einräumt. Diese Regelung gilt nicht, wenn ein Verbraucher das Entgelt schuldet. Bei allgemeinen Geschäftsbedingungen darf sich der Verwender in der Regel nicht mehr als 30 Tage für die Erfüllung einer Entgeltforderung vorbehalten, wobei der Beginn auf den Zugang der Rechnung abgestellt werden darf, wenn sie nach Erhalt der Gegenleistung zugeht, und diese Beschränkung gilt nicht, wenn der Verwender selbst Verbraucher ist. Die Angabe einer Zahlungsfrist auf der Rechnung allein genügt nicht als Vereinbarung, weil es sich um ein einseitig erklärtes Zahlungsziel handelt. Für Papierrechnungen dürfen in Deutschland unter Verweis auf elektronisch bereitgestellte Rechnungen keine zusätzlichen Gebühren erhoben werden, jedenfalls wenn nicht ausschließlich online geschlossene Verträge abgerechnet werden, während solche Gebühren bei Mobilfunkanbietern in der Schweiz bereits üblich sind.

Was hilft bei mangelhafter Ware ohne Kassenbon

Die Rechte als Käufer gegen den Verkäufer als Unternehmer bei mangelhafter Kaufsache im Verbrauchsgüterkauf können vom Unternehmer nicht eingeschränkt werden. Die Geltendmachung von Mängelansprüchen hängt nicht von der Vorlage der Rechnung ab, auch wenn die Rechnung die Durchsetzung erleichtert, und sie kann nicht zum Nachteil des Verbrauchers vereinbart werden. In allgemeinen Geschäftsbedingungen ist keine wirksame Vereinbarung zum Nachteil des Käufers möglich, nach der er für Mängelansprüche die Rechnung vorlegen muss, weil sie der Inhaltskontrolle unterliegt. Auch individualvertraglich lässt sie sich nicht wirksam durchsetzen, entscheidend ist, dass der Kaufnachweis gelingt, und im Zweifel wird zugunsten des Käufers ausgelegt. Für Garantien gilt das entsprechend. Bewahre deshalb auch Bierdeckel mit rechnungsähnlicher Beweisfunktion, Fahrscheine und Kassenbons gut auf, weil sie als Urkunde oder Rechnung helfen können, den Kauf zu belegen. Wenn du einen Vertrag wegen wiederkehrender Fehler beenden willst, erklärt die Anleitung zur Kündigung Fristen und Nachweis Schritt für Schritt.

Woran erkennst du Proforma und Scheinrechnungen

Die Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung, die im Regelfall nicht zur Zahlung auffordern kann. Sie ist rechtlich keine Rechnung, sondern wird dem Bestellvorgang zugeordnet. Lege sie zu deiner Bestellung und warte auf die endgültige Abrechnung über die erbrachte Leistung. Keine Rechnung ist die Scheinrechnung, die einen Geschäftsvorfall vortäuschen oder verschleiern soll und eine Form der Steuerhinterziehung ist. Die Erteilung einer Rechnung durch Privatpersonen als Privatrechnung ist nicht gesetzlich geregelt, doch sollte der Aussteller prüfen, ob durch das Erstellen schon eine selbstständige oder gewerbliche Tätigkeit anzunehmen ist. Die Formulierung „eigene oder fremde Rechnung“ klärt in anderen Vorschriften, wer Kosten oder Preise trägt oder wem Nutzen und Gebrauchsvorteile zustehen, etwa beim Verbot für Handlungsgehilfen und Vorstandsmitglieder, ohne Erlaubnis bestimmte Geschäfte zu betreiben. Sortiere jede Woche deine Post nach Bestellvorgang, Abschlag, Schlussrechnung und Belegen für Bewirtungskosten, die nur maschinell erstellt und registriert als Nachweis anerkannt werden, und notiere dir die Fälligkeit und das Zahlungsziel direkt auf der Rechnung.